BAS Управління торгівлею – це сучасний інструмент для підвищення ефективності бізнесу торгового підприємства.

Рішення дозволяє

• збільшити продуктивність праці всіх служб торгового підприємства;
• працювати з оперативною інформацією, яка відображає поточний стан підприємства на даний момент часу;
• швидко і в зручній формі отримувати звіти для прийняття рішень на різних рівнях.

Функціональні можливості продукту

Продукт автоматизує наступні напрямки торгової діяльності:

• планування та план-фактний аналіз продажів, закупівель, збирання (розбирання);
• управління продажами (включаючи оптову, роздрібну та комісійну торгівлю);
• управління поставками;
• управління складськими запасами, зокрема адресним складом за простою або ордерною схемою;
• управління відносинами з постачальниками та замовниками;
• управління замовленнями покупців і внутрішніми замовленнями підрозділів;
• самообслуговування клієнтів через web;
• управління взаємодією з клієнтами через торгових представників;
• обробка претензій;
• управління грошовими коштами, зокрема формування платіжного календаря;
• облік і аналіз комерційних витрат;
• управління взаєморозрахунками з замовниками, постачальниками і підзвітними особами;
• аналіз цін і управління ціновою політикою;
• інтеграція з торговим обладнанням;
• моніторинг та аналіз ефективності торговельної діяльності;
• спільна робота з "Бухгалтерія для України 2.0", "BAS Роздрібна торгівля".

Програма дозволяє планувати обсяги продажів і закупівель в кількісних і сумових показниках, обсяги збирання (розбирання) в кількісних показниках, а також виконувати асортиментне планування продажів.

Планування продажів

Прогнозування продажів може виконуватися за окремим складом або за форматом магазину (складу), за менеджером, за клієнтом і угодою з клієнтом. План продажів фіксується на певний період часу із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць і т.д. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

Асортиментне планування продажів

Асортиментне планування продажів надає наступні можливості:

• планування продажів в розрізі товарних категорій;
• планування продажів в розрізі форматів магазинів і номенклатури;
• деталізації укрупненого плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття
• управління колекціями товарів;
• заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом;
• використання середньої ціни продажу.

Планування закупівель

Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації. При плануванні можуть використовуватися джерела даних: планові і фактичні обсяги закупівель і продажів; обсяги замовлень; товарні залишки і так далі.

Також передбачена можливість планування збирання (розбирання) в кількісних показниках. Є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, а також формування замовлень на збирання (розбирання) на підставі планів складання збирання (розбирання).
Умови роботи з клієнтами

Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (оптові клієнти, дистриб'ютори, мережеві магазини і т.д.), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити:

• цінові умови (ціни та знижки),
• фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків),
• логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки),
• інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури і т.д.).Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів.

Можна формувати різні типові угоди, якщо розрізняються умови продажів різних груп товарів (сегментів номенклатури).

Основна задача фіксації умов продажу в угоді – автоматичний контроль їх дотримання при продажі товарів.

Встановлення цін

Прикладне рішення дозволяє визначити різні види цін товарів. Для кожного виду ціни визначаються валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення і т.д.

Для кожного виду ціни визначаються свої правила розрахунку (спосіб завдання ціни).

Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін:

• на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі;
• у вигляді довільних формул.

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів. Для кожної цінової групи товару може бути задана своя формула розрахунку. При створенні формул розрахунку можна використовувати конструктор формул.

Розрахунок цін на основі даних інформаційної бази надає різні можливості. Наприклад, можна отримати дані про мінімальну ціну ринку на основі зареєстрованих даних про ціни конкурентів і постачальників.

Умови за знижками (націнками)

Передбачена можливість призначати ручні і автоматичні знижки (націнки). Знижки (націнки) можуть застосовуватися як в оптовій, так і роздрібній торгівлі.

Знижка (націнка) може бути призначена:

• конкретному клієнту відповідно до умов продажу (при оформленні індивідуальної угоди з клієнтом) або групі клієнтів відповідно до умов продажу (при оформленні типової угоди з клієнтами);
• за картою лояльності певного виду, пред'явленої клієнтом;
• при оформленні продажів з конкретного складу (магазину).

Знижки (націнки) можуть бути об'єднані в групи, для кожної з яких визначається правило спільного застосування знижок (націнок) всередині групи.

Можуть бути різні варіанти спільного застосування знижок (націнок):

• Мінімум – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з мінімальним значенням;
• Максимум – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з максимальним значенням;
• Додавання – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть складатися, тобто буде застосована знижка (націнка), яка дорівнює сумі знижок або націнок;
• Множення – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть застосовуватися послідовно;
• Витіснення – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде діяти тільки знижка, яка має найвищий пріоритет в групі.

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Для підвищення ефективності "довгих" продажів, у системі передбачена можливість автоматизації повного процесу управління угодою, починаючи з моменту узгодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій з ним угоді, продовжуючи формуванням комерційної пропозиції, узгодженням вартості, графіка оплат і поставок, укладенням договору забезпеченням угоди товаром, і закінчуючи контролем виконання зобов'язань щодо оплати та відвантаження.

Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції дозволяють фіксувати історію переговорів з клієнтом по визначенню складу і умов продажів.

Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована в форматах .doc (Microsoft Word) , .odt (OpenOffice) , *.mxl.
Далі менеджер відсилає комерційну пропозицію клієнту.
Клієнт надсилає відповідь, яка фіксується як комерційна пропозиція, що введена на підставі вихідної комерційної пропозиції.
За результатами узгодження менеджер відзначає ті позиції, за якими з клієнтом узгоджені умови.

Після того, як комерційну пропозицію погоджено і договір укладено, виконання поставок виконується в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

У прикладному рішенні замовлення є "центром управління" усіма подальшими діями його виконання.

Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично і буде сповіщати про поточний стан справ на замовлення.

Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав. Для узгодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес узгодження замовлення. При цьому система автоматично направить уповноваженим користувачам задачі на узгодження замовлення і затвердить його при наявності позитивного рішення відповідальних за узгодження осіб.

Самообслуговування клієнтів

У програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через Інтернет. Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу. Працюючи в системі самообслуговування, клієнт може виконати наступні дії:

• Подивитися загальну інформацію за своїм замовленням.
• Оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки. При підборі в замовлення, клієнт може переглянути картку товару з коротким описом і фотографією товару.
• Подивитися стан замовлень.
• Проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані;
• Зареєструвати скаргу або претензію, бачити стан її обробки;
• Зареєструвати заявку на повернення;
• Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером;
• Оформити акт розбіжностей під час приймання товарів;
• Зареєструвати плани по закупкам товарів.
• Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних.

Інформація, яка введена зовнішнім користувачем, автоматично з'являється в інформаційній базі. Замовлення, що оформлені зовнішнім користувачем, обробляються, як будь-які інші замовлення.

Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу

Підтримується схема роботи, при якій товар закуповується на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій ("Інтеркампані"). При цьому відповідно до налаштованих правил автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товару між організаціями в середині компанії.

Управління торговими представниками

У програмі реалізована функціональність з управління торговими представниками (торговими агентами): закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань. За результатами відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть бути автоматично створені замовлення клієнтів. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів. При цьому є можливість:

• Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів (супермаркет, магазин біля будинку, бутик і т.д.).
• Установка кількісних обмежень (квот) для категорій товарів в магазинах різних форматів.
• Визначення складу товарної категорії - які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі.
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту.
• Проведення аналізу по контролю і станом асортименту.

В залежності від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації.

Інтеграція із спеціалізованим рішенням, встановленим в магазинах

Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати продукт у зв'язці з "BAS Роздрібна торгівля" або одним з галузевих рішень на базі "BAS Роздрібна торгівля". Така схема забезпечує:

• В офісі – максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування і аналіз продажів в різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців.
• У магазині - автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв'язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира.

У магазинах може використовуватися також ПО сторонніх виробників.

Продажі в магазині, автоматизованим за допомогою "BAS Управління торгівлею"

Роздрібні операції можуть також виконуватися і безпосередньо в "BAS Управління торгівлею". При цьому можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні Реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних тощо.

Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках

Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, в яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. Як приклад можна привести невеликі магазини, ларьки і т.д.

У торговій точці реєстратори розрахункових операцій (РРО) використовуються тільки для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, що досить для дотримання поточних правил використання РРО в Україні. При цьому передбачається, що в момент здійснення продажу, цей продаж не реєструється в програмі.

Ключовими цілями процесу управління запасами є:

• наявність запасів на складі в необхідній кількості,
• досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів;
• зниження потреби в оборотних коштах;
• поліпшення показників оборотності товарів;
• зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів,
• усунення надлишкових запасів.

Для повного досягнення вищевказаних цілей прикладне рішення дозволяє підтримувати запаси на складі, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження і забезпечувати потреби за планами закупівель.

Спрощене підтримання запасів на складі

Спрощене підтримання запасів на складі пов'язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі,
• визначення максимального і мінімального запасів,
• розрахунок середньоденного споживання товарів,
• визначення постачальника і умови роботи з ним,
• формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу.

Розширене підтримання запасів на складі

Розширене підтримання запасів на складі пов'язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі;
• визначення максимального і мінімального запасів,
• визначення способу і методу забезпечення потреб;
• вибір джерела забезпечення потреб;
• розрахунок середньоденного споживання товарів;
• визначення постачальника і умови роботи з ним,
• формування термінів та графіків поставки товарів (дата поставки, дата відвантаження);
• формування різних замовлень (замовлення постачальника, замовлення на збирання, замовлення на переміщення).

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Для забезпечення поточних замовлень на відвантаження передбачені наступні можливості:

• визначення способу забезпечення потреб,
• коригування графіків поставки,
• контроль кількості товарів, необхідного для забезпечення потреб,
• визначення джерела забезпечення потреб,
• контроль кількості товарів, яке вже забезпечено на замовлення на відвантаження,
• вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження,
• формування різних замовлень.

Забезпечення потреб за плановими закупівлями

За наявності особливих вимог до термінів забезпечення потреб (наприклад, тривалий термін поставки) застосовується об'ємно-календарне планування. Об'ємно-календарне планування – передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель.

Для забезпечення потреб за планами закупівель передбачене робоче місце Формування замовлень постачальникам за планами.

Для управління закупівлями передбачені різні можливості:

• підбір постачальників товарів;
• різні умови закупівель;
• підтримка різних схем прийому товарів від постачальника;
• різні варіанти формування замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
• корегування й закриття замовлень постачальникам;
• моніторинг цін постачальників;
• оформлення поставки товарів;
• складання графіків поставок і графіків платежів;
• ·коригування надходжень і повернення постачальникам.

Реєстрація інформації по постачальникам

Реєстрація отриманих від постачальника первинних документів (прибуткова накладна, прайс-листи і т.д.) в більшості випадків вимагає зазначення номенклатури. Можлива ситуація, коли найменування товарів в документах постачальника не збігається з найменуванням цих же товарів, зареєстрованих в інформаційній базі. Для вирішення цієї ситуації передбачена можливість зберігання інформації про відповідність номенклатури постачальника і тієї номенклатури, яка зареєстрована в інформаційній базі.

Умови закупівель

Для реєстрації умов закупівель передбачений елемент прикладного рішення – Угода про умови закупівель, використання якого дозволяє:

• вказати постачальника;
• визначити умови оплати (порядок оплати, етапи оплати, використання договорів);
• вказати термін поставки товарів – використовується для розрахунку передбачуваної дати поставки;
• задати варіант приймання товарів (виписка фінансових документів і реєстрація приймання товарів на склад розділені);
• вказати склад поставки товарів від постачальника та ін.

В рамках угоди з постачальником може бути оформлений договір з постачальником. При цьому договір з постачальником формується на підставі даних угоди.

Варіанти приймання товарів від постачальників

Операція прийому товарів від постачальника може бути оформлена різними способами:

• оформлення разових поставок без оформлення угоди з постачальником і без контролю термінів поставки. Фактичний прийом товарів від постачальника здійснюється на підставі даних накладної;
• оформлення поставок за декількома документами. Накладна оформлюється за результатом фактичного прийому товарів від постачальника. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника, якщо за ним оформлені замовлення або прибуткові накладні;
• оформлення поставок на регулярній основі відповідно до цін і умов поставки, які визначаються в угоді з постачальником і можуть бути уточнені в замовленні постачальнику. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника. Документи поставки (замовлення, накладна) можуть бути оформлені після фактичного прийому товарів на склад.

Оформлення замовлень постачальникам

Для відображення попередньої домовленості про умови та строки поставки товарів, які купуються у постачальника, порядок і строки оплати передбачено використання замовлень постачальникам. Замовлення постачальнику – інструмент, що дозволяє організувати процес закупівель і контролювати як виконання товарних зобов'язань постачальника, так і власних фінансових зобов'язань.

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб в забезпеченні товарами відповідно до параметрів забезпечення (терміном поставок товарів від постачальника, середньоденного споживання і т.д.).

Також замовлення постачальнику може бути введено на підставі раніше оформлених замовлень покупців, угоди з клієнтом. При оформленні замовлення в рамках угоди автоматично заповнюються основні умови закупівель (валюта, вид ціни постачальника, параметри оплати, використання договорів і т.д.).

Оформлення поставок товарів від постачальника

При оформленні поставок товарів від постачальника можна відображати різні операції:

• Закупівля товарів у постачальника;
• Закупівля товарів через підзвітну особу;
• Прийом товарів на комісію;
• Закупівля імпортних товарів.

Реалізований детальний оперативний облік товарів на складах, забезпечується повний контроль запасів товарів на підприємстві.

Прикладне рішення дозволяє

• управляти залишками товарів в різних одиницях виміру на безлічі складів;
• вести окремий облік власних товарів, товарів, прийнятих і переданих на реалізацію;
• деталізувати розташування товару на складі за місцями зберігання, дозволяє оптимізувати збирання товарів на складі;
• враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності і т.п.);
• задавати довільні характеристики товарів (колір, розмір, інші);
• враховувати податковий код (код УКТЗЕД, КВЕД, ознаку імпортного товару) і номер ВМД;
• оформляти операції збирання/розбирання товарів; резервувати товари.

Надходження товарів

Для відображення операцій надходження може використовуватися як спрощена схема документообігу, так і докладний облік з використанням ордерної схеми і адресного складу.

Відвантаження товарів зі складу

Розпорядженнями на відвантаження є документи реалізації. За ними автоматично формуються видаткові ордери. Якщо склад розділений на приміщення, то автоматично формуються видаткові ордери за кожним приміщенням, в залежності від наявності товарів в приміщенні. За видатковими ордерами автоматично формуються завдання на відбір товарів. При необхідності можуть формуватися завдання на перепакування товарів. Товари переміщуються в зону відвантаження.

Для підвищення ефективності роботи зі збирання товарів передбачено робоче місце комірника за відвантаженням товарів.

Інвентаризація товарів

На практиці процес інвентаризації на складі є тривалим, тому він оформляється в програмі в рамках наказу на інвентаризацію.

У програмі передбачена можливість перераховувати товар в комірках без зупинки продажів. Комірки складу на момент перерахунку блокуються. Після перерахунку товарів реєструються надлишки, нестачі товарів. На підставі цих даних аналізується можливість заліку пересортиці товарів.

Інший рух товарів

У програмі передбачена обробка, яка дозволяє розподілити надлишки і недостачі за організаціями з урахуванням залишків конкретних організацій і сформувати документи списання та оприбуткування.

У програмі реалізована функціональність з оформлення та виконання переміщень між складами, відпуск товарів на внутрішні потреби, операції збирання/розбирання.

Дані про планові внутрішні переміщення використовуються при розрахунку необхідних запасів товарів.

Серійний облік товарів

Програма дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Серії та терміни придатності є розрізом (аналітикою) складського обліку, можуть зазначатися при надходженні і відвантаженні товару. Товари з серіями та термінами придатності можуть брати участь у внутрішньому товарообороті організації.

Для кожного виду номенклатури можна налаштувати свою політику обліку серій товарів.

Мобільне робоче місце працівника складу

Комірники можуть працювати з програмою мобільно, за допомогою спеціалізованого терміналу збору даних та програмного модуля "Мобільне робоче місце комірника". Реалізована підтримка двох основних розмірів екранів терміналів збору даних: 320х240, 240х320, і 320х320.

Мобільне робоче місце працівника складу може використовуватися на складі (приміщенні) з адресним зберіганням товарів. Коли для працівника складу створюється завдання на відбір, розміщення товарів, перерахунок товарів - завдання з'являється у списку на екрані мобільного робочого місця.

Доставка товарів

Програма дозволяє автоматизувати процес доставки товарів клієнтам, а також процес доставки товарів при переміщенні товарів між складськими приміщеннями.

Доставка товарів може здійснюватися як власним транспортом, так і за допомогою зовнішньої транспортної компанії (перевізника). Всі завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку об'їзду адрес доставки, а також з урахуванням вантажопідйомності транспортного засобу.

Планування руху грошових коштів

У програмі забезпечується можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівкових та безготівкових грошових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошових коштів представляються у вигляді платіжного календаря.

Надходження коштів планується виходячи з інформації про плановану оплату замовлень клієнтів. При плануванні надходження коштів також враховуються інші надходження грошових коштів (наприклад, надання кредитів).

Підтримується Еквайринг: програма забезпечує можливість обліку надходжень та повернень коштів, що надійшли за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Визначення фінансового результату

Підтримуються наступні методи розрахунку собівартості запасів:

Облік собівартості ведеться в розрізі організацій, що дозволяє підвищити сумісність з бухгалтерським обліком. Є можливість обирати облікову політику обліку собівартості складських залишків в розрізі партій (документів надходження), а також списання партій при вибутті товарів за методом ФІФО. Підтримуються наступні методи розрахунку собівартості запасів:

• Середня за місяць;
• FIFO (зважена оцінка);
• FIFO (змінна оцінка).

Підтримується облік собівартості товарів в розрізі податкових призначень товарів.

Фінансовий результат визначається шляхом співставлення витрат з отриманими доходами. У програмі реалізований повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки:

• Облік виручки і собівартості продажів.
• Облік інших доходів і витрат.
• Розподіл видатків на собівартість товарів.
• Розподіл доходів і витрат на напрями діяльності.
• Облік фінансових результатів.
• Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів.
• Контроль і аналіз діяльності підприємства

Звіт "Управлінський баланс" дає можливість контролю фінансового стану підприємства по статтях активів та пасивів в цілому по підприємству та з аналітикою по організаціях і підрозділах.

Прикладне рішення дозволяє налаштувати "приладову панель" керівника, виводячи на неї різноманітні показники діяльності підприємства.

Склад показників, алгоритми їх формування, форма подання можуть гнучко налаштовуватися.

Облік кредитів і депозитів

У програмі реалізований облік кредитів, депозитів і позик.

Функціонал програми дозволяє:

• зберігати умови договорів позик, кредитів і депозитів;
• вести графіки фактичних оплат і нарахувань;
• планувати рухи грошових коштів за кредитами і депозитами в платіжному календарі;
• проводити план-фактний аналіз платежів.

У конфігурації ведеться облік ПДВ, акцизного податку з роздрібних продажів і Єдиного податку.

Підсистема обліку ПДВ призначена для виписки податкових документів.

Передбачено автоматичне нарахування податкових зобов'язань і кредиту. Підтримуються наступні моменти нарахування податкових зобов'язань і кредиту:

• За 1-ою подією;
• По оплаті;
• По відвантаженню.

Прикладні рішення "BAS Управління торгівлею" і "Бухгалтерія для України, редакція 2.0" можна використовувати для роботи в спільному режимі. Одночасне використання двох конфігурацій надає:

• підвищення ефективності управління торговим підприємством.
• консолідацію даних управлінського та бухгалтерського обліку.
• наявність в конфігурації "BAS Управління торгівлею" всіх даних, необхідних для управління торговим підприємством.
• наявність в конфігурації "Бухгалтерія для України" всіх даних, необхідних для регламентованого обліку та складання звітності.
• можливість роботи співробітників в звичному для себе середовищі:
• бухгалтера працюють в конфігурації " Бухгалтерія для України ";
• менеджери працюють в конфігурації "BAS Управління торгівлею".